In veel bedrijven heeft de belangrijkste software geen leverancier, geen licentie en geen support. Het is een Excel-bestand. Het heet iets als KLANTENOPVOLGING_FINAAL_v3_ok.xlsx.
Iemand heeft het meer dan tien jaar geleden gemaakt. Die persoon is intussen met pensioen. Het bestand is er nog.
Het heeft veertien tabbladen. Drie zijn verborgen. Niemand weet waarom, en niemand durft ze te verwijderen. Er is een macro. Die loopt om de andere donderdag vast. Op de donderdagen dat hij niet vastloopt, is iedereen een beetje ongerust.
En toch gaan er miljoenen omzet doorheen.
Waarom het er nog is
Omdat het werkt, op zijn manier. Dat bestand is vijftien jaar aan kleine afspraken met de werkelijkheid: de uitzondering voor die ene klant, de kolom die na een audit werd toegevoegd, de kleurcode die alleen de boekhouding kan lezen. Het is geen tool. Het is een gewoonte, op papier gezet.
Daarom lopen zoveel softwareprojecten erop stuk. Een leverancier komt binnen met een demo, een dashboard en een donkere modus. De zaakvoerder luistert beleefd en vraagt dan: “En kunnen we dat naar Excel exporteren?”
De fout is de tool te vervangen
Wie denkt een spreadsheet te vervangen, vervangt in werkelijkheid een manier van werken. Als de nieuwe software de afspraken negeert die in het bestand verborgen zitten, houdt het team het bestand “voor de zekerheid”, en betaalt u voor twee systemen.
Waar een goede bedrijfstool begint
Niet bij de architectuur. Bij een eenvoudige vraag: “Toon mij hoe u het vandaag doet.”
Daarvoor dient onze scopingworkshop. Wij openen het bestand samen met de mensen die erin leven. Wij vragen waarvoor elk tabblad dient, welke kolommen nog gebruikt worden, wat er gebeurt op de donderdag dat de macro vastloopt. Pas dan ontwerpen wij, en pas dan schrijven wij code.
Wat dat voor u betekent
Uw spreadsheet is niets om u voor te schamen. Het is de meest nauwkeurige specificatie van uw bedrijf die er bestaat. Het risico is niet dat het Excel is. Het risico is dat het afhangt van het geheugen van één persoon en het humeur van één macro. Dat is het deel dat het vervangen waard is.